個人情報保護方針

いちご株式会社及びいちごグループ（本方針では、いちご株式会社及びその連結子会社並びに持分法適用関連会社（但し、SPCを除く）を指し、以下、「いちごグループ」といいます。）は、個人情報保護の重要性を認識し、その徹底を図るため、「個人情報の保護に関する法律」及び「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」並びに関連する法令、規則を遵守し、個人情報の適正な取扱いと保護に努めるとともに、以下のとおり個人情報保護方針（以下、「本方針」といいます。）を定め、実行・維持致します。

• 1.基本姿勢
• いちごグループは、本方針を実行・維持するために、個人情報の適正な取扱いと保護に関する社内規程及び体制を定め、いちごグループのすべての役員及び従業員（契約社員、派遣社員及びパート社員等を含み、雇用形態を問わない。以下、「役職員等」といいます。）に周知徹底し、適切な運用がなされるよう維持・改善してまいります。

• 2.個人情報の取得・収集等
• いちごグループは、正当な事業の範囲内で利用目的を明確に定め、その目的の達成に必要な限度において、個人情報を取得・収集し、取扱うものと致します。但し、特定個人情報については、法令で定められた範囲内でのみ取得・収集し、取扱うものと致します。

• 3.個人情報の利用目的（注1）
• いちごグループは、取得・収集した個人情報の利用目的をあらかじめ明確に特定し、それを公表または通知致します。いちごグループが取得・収集した個人情報は、これらの利用目的の達成に必要な範囲内で利用致します。また、ご本人様の同意なく利用目的の範囲を超えた個人情報の利用は致しません。但し、特定個人情報については、法令で定められた利用目的の範囲を逸脱して利用することは致しません。

• 4.個人情報の第三者への提供（注2）（注4）
• いちごグループは、法令に定める要件を満たす場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ないで、取得・収集した個人情報を第三者に提供することは致しません。但し、特定個人情報については、法令で認められている場合を除き、いかなる第三者にも提供または開示することは致しません。

• 5.個人情報の取扱いの委託
• いちごグループは、保有するまたは保有しようとしている個人情報について、その取扱いを外部に委託する場合があります。その場合は当該個人情報を適法・適正に取り扱っている者を選定し、委託先に対し必要かつ適切な監督を行います。

• 6.個人情報の共同利用（注3）（注4）
• いちごグループは、取得・収集した個人情報について、利用目的の範囲内で、法令に定める要件に従って、いちごグループの各社において共同して利用する場合があります。但し、特定個人情報については、いかなる場合においてもいちごグループの各社において共同して利用することは致しません。

• 7.個人情報の安全管理措置等
• いちごグループは、保有するまたは保有しようとしている個人情報への不正アクセス並びに当該個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩等の危険を防止するため、必要かつ適切な技術面及び組織面での安全管理措置を講じます。

• 8.個人情報保護規程の策定・教育実施等
• いちごグループは、個人情報保護規程を定め、役職員等に適切な教育を実施し、個人情報保護意識の高揚を図るとともに、本方針を役職員等に周知徹底致します。

• 9.開示・訂正・利用停止等
• いちごグループは、保有する個人情報の開示・訂正・利用停止等に関するご本人様からの要請があった場合、いちごグループが別途定める手続きによって、遅滞なく対応致します。

• 10.社内体制の継続的見直し
• いちごグループは、関連する法令、その他の規範を遵守するとともに、環境の変化に合わせ、個人情報保護の体制を継続的に見直し、その改善、向上に努めます。

• 11.問い合わせ等窓口
• いちごグループは、いちごグループの各社における個人情報に関する問い合わせ及び苦情・相談等に関し、以下の窓口を設置し、適切かつ迅速な対応を行います。
• 1. いちご株式会社 代表執行役社長 長谷川 拓磨
     担当：コンプライアンス部
     住所：〒100-6920 東京都千代田区丸の内二丁目6番1号
     電話：03-4485-5515

     ※ いちご株式会社における株主名簿記載事項及び事務取扱についてのお問合せ窓口は以下のとおりです。

     みずほ信託銀行株式会社 証券代行部
     住所：〒168-8507 東京都杉並区和泉二丁目8番4号
     電話：0120-288-324
  2. いちご投資顧問株式会社 代表取締役社長執行役員 岩井 裕志
     担当：リスク・コンプライアンス部
     住所：〒100-6920 東京都千代田区丸の内二丁目6番1号
     電話：03-4485-5230

     ※ いちごオフィスリート投資法人、いちごホテルリート投資法人およびいちごグリーンインフラ投資法人における投資主名簿記載事項および事務取扱についてのお問合せ窓口は以下のとおりです。

     みずほ信託銀行株式会社 証券代行部
     住所：〒168-8507 東京都杉並区和泉二丁目8番4号
     電話：0120-288-324

     ※ なお、いちご投資顧問株式会社は、認定個人情報保護団体である一般社団法人投資信託協会の対象事業者であります。同協会では、対象事業者の個人情報の取扱いに関するご相談、苦情等を以下の窓口で受付けております。

     一般社団法人投資信託協会 投資者相談室
     電話：03-5614-8440
  3. いちご地所株式会社 代表取締役社長 細野 康英
     担当：コンプライアンス部
     住所：〒100-6920 東京都千代田区丸の内二丁目6番1号
     電話：03-4485-5240
  4. いちご ECO エナジー株式会社 代表取締役社長 五島 英一郎
     担当：経営管理部住所：〒100-6920 東京都千代田区丸の内二丁目6番1号
     電話：03-4485-5260
  5. いちごマルシェ株式会社 代表取締役社長 栗田 和典
     担当：経営管理部
     住所：〒270-2241 千葉県松戸市松戸新田30番地
     電話：047-363-2222
  6. 株式会社宮交シティ 代表取締役会長兼社長 石原 実
     担当：コンプライアンス部
     住所：〒880-0902 宮崎県宮崎市大淀四丁目6番28号
     電話：0985-51-1311
  7. いちごオーナーズ株式会社 代表取締役社長 纐纈 雅彦
     担当：総務部
     住所：〒100-6920 東京都千代田区丸の内二丁目6番1号
     電話：03-4485-5250
  8. いちごリアルティマネジメント株式会社 代表取締役社長 須藤 知明
     担当：コンプライアンス・オフィサー
     住所：〒105-0004 東京都港区新橋4丁目31番3号 第3名和ビル 602号室
     電話：050-6883-8207

     ※ いちごリアルティマネジメント株式会社が資産の運用を受託する不動産投資信託における投資主名簿記載事項及び事務取扱についてのお問合せ窓口は以下のとおりです。

     三井住友信託銀行株式会社 証券代行部
     住所：〒460-0008 愛知県名古屋市中区栄三丁目15番33号
     電話：0120-782-031

     ※ なお、いちごリアルティマネジメント株式会社は、認定個人情報保護団体である一般社団法人投資信託協会の対象事業者であります。同協会では、対象事業者の個人情報の取扱いに関するご相談、苦情等を以下の窓口で受付けております。

     一般社団法人投資信託協会 投資者相談室
     電話：03-5614-8440

• 附則　2011年12月27日 社長決裁。2012年1月1日 制定。
• 22014年5月16日 改定
• 32015年3月1日 改定
• 42015年6月5日 改定
• 52016年1月1日 改定
• 62016年9月1日 改定
• 72016年11月4日 改定
• 82017年3月1日 改定
• 92017年5月30日 改定
• 102017年10月17日 改定
• 112018年1月1日 改定
• 122019年10月1日 改定
• 132022年4月1日 改定
• 142022年12月1日 改定
• 152024年1月1日 軽微改定
• 162024年6月17日 改定
• 172024年11月25日 改定

• （注1）いちごグループ各社における個人情報の利用目的は、以下に掲げるとおりです。

  1. 不動産ファンドに係る匿名組合契約等、いちごグループの取扱商品・サービスにかかる勧誘・販売・運用及びそれらに関するサービスのご案内を行うため
  2. いちごグループ各社または提携会社の商品の勧誘・販売・サービスのご案内並びにご紹介を行うため
  3. 適合性の原則等に照らし、商品・サービスのご提供の妥当性を判断するため
  4. お客様本人であることまたはご本人の代理人であることを確認するため
  5. お客様に対し、取引結果、預かり残高、運用状況等のご報告を行うため
  6. お客様及び取引相手先との取引に関する事務を行うため
  7. お客様との契約並びに法令等に基づく権利の行使や義務の履行のため
  8. 市場調査並びにデータ分析やアンケートの実施等による金融商品やサービスの研究や開発のため
  9. 他の事業者等から個人情報の処理の全部または一部について委託された場合等において、委託された当該業務を適切に遂行するため
  10. IR 活動に関する株主・投資家への情報提供および株主・株式の管理のため
  11. 所轄官庁への業務上必要な連絡・報告・照会等を行うため
  12. 採用応募者への採用情報の連絡・提供、採用管理業務を遂行するため
  13. その他、お客様および取引相手先との取引を適切かつ円滑に履行するため

• 2いちご投資顧問株式会社については、前項に加え、以下の個人情報の利用目的も含むものとします。

  1. 「投資信託及び投資法人に関する法律」その他の法令等に基づく、いちご投資顧問株式会社が資産の運用を受託する不動産投資信託（J-REIT）である「いちごオフィスリート投資法人（証券コード：8975）」（以下、「いちごオフィス」といいます。）、「いちごホテルリート投資法人（証券コード：3463）」（以下、「いちごホテル」といいます。）または「いちごグリーンインフラ投資法人（証券コード：9282）（以下、「いちごグリーン」といいます。）の投資主の権利行使並びにいちごオフィス、いちごホテルまたはいちごグリーンの義務の履行のため
  2. いちご投資顧問株式会社、いちごオフィス、いちごホテルまたはいちごグリーンへの問合せや訪問に関する対応のため
  3. いちごオフィス、いちごホテルまたはいちごグリーンが行う事業の一般事務その他に関連または付随する業務を遂行するため
  4. いちごオフィス、いちごホテルまたはいちごグリーンが行う事業の遂行に必要な調査分析・資料収集や通知・情報提供・各種案内等の実施のため
  5. いちごオフィス、いちごホテルまたはいちごグリーンが行う事業の遂行のための申込書・契約書等に記載される当事者の本人確認等のため
  6. 上記（1）乃至（5）の利用目的のために必要な範囲で行う個人情報の第三者への取扱いの委託、共同利用または提供のため

• 3前二項の規定にかかわらず、いちごグループ各社における特定個人情報の利用目的は、以下に掲げるものに限ります。なお、(1)～(6)及びこれに関連する事務については、いちごグループ各社の従業員及びその扶養親族等に関する特定個人情報に限るものとします。

  1. 雇用保険の届出・申請・請求等に関する事務
  2. 健康保険・厚生年金保険の届出・申請・請求等に関する事務
  3. 国民年金第 3 号被保険者の届出等に関する事務
  4. 給与・賞与・年末調整の所得税源泉徴収等に関する事務（扶養控除等（異動）申告書、保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書作成に関する事務）
  5. 源泉徴収票の作成・提出に関する事務（給与支払報告書の作成・提出に関する事務を含む）
  6. 新株予約権（ストックオプション）に関する法定調書等の作成・提出に関する事務
  7. いちごグループ各社が講師、弁護士、公認会計士、税理士、司法書士、行政書士、不動産鑑定士、土地家屋調査士、社会保険労務士等に対して報酬等を支払った場合における、報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書の作成・提出に関する事務
  8. いちごグループ各社が株主に対して配当等を支払った場合における、配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書の作成・提出に関する事務
  9. いちごグループ各社が不動産賃貸人等に対して賃料等を支払った場合における、不動産の使用料等の支払調書の作成・提出に関する事務
  10. いちごグループ各社が不動産の売主等に対して不動産等の譲渡対価等を支払った場合における、不動産等の譲受けの対価の支払調書の作成・提出に関する事務
  11. いちごグループ各社があっせん業者等に対して不動産等の売買または貸付のあっせん手数料を支払った場合における、不動産等の売買または貸付のあっせん手数料の支払調書の作成・提出に関する事務
  12. 上記（1）～（11）に関連する事務

• （注2）いちごグループ各社が取得・収集した個人情報は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供致しません。

  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
  5. 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。

• 2いちごグループ各社は、前項の定めにかかわらず、個人データ（センシティブ情報または要配慮個人情報である個人データ、偽りその他不正の手段により取得された個人データ及び他の事業者から個人情報保護法第27条第2項に基づくオプトアウトにより提供を受けた個人データを除く。）を第三者に提供する場合には、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしたうえで、次に掲げる事項について、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届出致します。なお、容易に知りうる状態は、いちごグループ各社のホームページ上でこれを常時掲載する方法により行うことができ、以下同じとします。

  1. 第三者提供を行ういちごグループ各社の名称及び住所並びに代表者の氏名
  2. 第三者への提供を利用目的とすること
  3. 第三者に提供される個人データの項目
     不動産または債権等の取引に関与する者の氏名、住所、物件情報等の個人情報
  4. 第三者に提供される個人データ取得の方法
  5. 第三者への提供の手段または方法
     書面、郵便物、電話、FAX、電磁的方法、広告媒体等による
  6. かかる第三者への提供は、本人からの申出により、情報提供を停止すること
  7. 本人の求めを受け付ける方法
  8. その他個人の権利利益を保護するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める事項

• 3いちごグループ各社は、前項(1)に掲げる事項に変更があった場合または前項に基づく個人データの第三者提供をやめた場合は遅滞なく、また前項(3)、(4)、(5)、(7)、(8)に掲げる事項を変更しようとする場合は予め、その旨について、本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届出致します。

• 4いちごグループ各社は、第 2 項及び前項による個人情報保護委員会に対する届出に係る事項が同委員会により公表された後、速やかに、インターネットの利用その他の適切な方法により、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める事項を公表するものとします。

  1. 第 2 項の規定による届出を行った場合：同項各号に掲げる事項
  2. 前項の規定による変更の届出を行った場合：変更後の第 2 項各号に掲げる事項
  3. 前項の規定による個人データの提供をやめた旨の届出を行った場合：その旨

• 5次に掲げる場合において個人データを提供する場合は、当該個人データの提供を受ける者は、前各項の規定の適用については、第三者に該当しないものとします。

  1. いちごグループ各社が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部または一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合
  2. 合併その他の事由による事業の承継（いちごグループ各社が保有・運用する不動産を売却するにあたり、当該不動産を購入しようとする者に当該不動産の賃借人に係る個人データを提供する場合も含む。）に伴って当該個人データが提供される場合
  3. （注 3）に定める個人データの共同利用に伴って当該個人データが提供される場合であって、その旨並びに共同利用する者の範囲、共同利用される個人データの項目、共同利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名または名称及び住所並びに法人にあってはその代表者の氏名について、あらかじめ、本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置いているとき。

• （注3）いちごグループ各社が取得・収集した個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲内で、法令等に定める要件を満たす場合に限り以下のとおり共同して利用する場合があります。

  1. 共同利用する者の範囲
     いちごグループ各社（いちご投資顧問株式会社においてはいちごオフィス、いちごホテル及びいちごグリーンも含む。）
  2. 共同利用される個人データの項目
     いちごグループ各社が取得・収集した個人情報のうち、氏名・住所・物件情報等
  3. 共同利用する者の利用目的
     （注1）記載のとおり
  4. 当該個人データの管理について責任を有する者の氏名または名称及び住所並びに法人にあってはその代表者の氏名
     東京都千代田区丸の内二丁目6番1号
     いちご株式会社
     代表執行役社長 長谷川 拓磨
     管理責任者：コンプライアンス部長

• 2いちごグループ各社は、前項に定める事項について、予め本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置くものとします。また、前項(3)に定める利用目的、(4)に定める管理責任者そのものを変更しようとする場合は、変更する内容について予め本人に通知し、または本人が容易に知りうる状態に置くものとし、また、前項(4)に定める管理責任者の名称、住所、代表者の氏名等を変更する場合は、変更する内容について遅滞なく本人に通知し、または本人が容易に知りうる状態に置くものとします。

• （注4）（注2）および（注3）の規定にかかわらず、特定個人情報については、法令に定める場合を除き、第三者に提供しないものとします。

• （注5） いちごグループ各社における個人データの安全管理措置については、以下に掲げるとおりです。

  1. 個人情報の正確性の確保
     個人情報は、利用目的に応じ必要な範囲内において、正確、最新かつ適正な状態で管理するよう努めるものとします。
  2. 基本方針の策定
     いちごグループ各社は、個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「安全管理対策に関する事項」、「質問及び苦情処理の窓口」等について本方針を策定します
  3. 個人データの取扱いに係る規律の整備
     いちごグループ各社は、取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、個人情報統括管理責任者、個人情報管理者、取扱者及びその役割・責任等について「個人情報取扱規則」を策定し、個人データの取扱いに係る規律を整備します。
  4. 組織的安全管理措置
     • ①いちごグループ各社において個人情報統括管理責任者、個人情報管理者を設置する等安全管理措置を講ずるための組織体制を整備するとともに、個人データの取扱者、その役割・責任及び当該取扱者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、個人情報保護法、「個人情報保護規程」、「個人情報取扱規則」に違反している事実または兆候を把握した場合の個人情報統括管理責任者及び個人情報管理者への報告連絡体制を整備します。
     • ②個人データの取扱状況について、定期的にいちごグループ各社において点検を実施するとともに、いちごグループ各社における監査部による監査を実施します。
  5. 人的安全管理措置
     個人データの取扱いに関する留意事項を「コンプライアンス・マニュアル」に記載して、個人データの取扱者等に確実に実践させます
  6. 物理的安全管理措置
     • ①いちごグループ各社において個人データの管理区域外への持ち出しに関する取扱者の役割・責任を定め、役職員等への周知徹底を推進します。
     • ②いちごグループ各社において個人データの管理区域外への持ち出しに関する取扱者を必要最小人数に限定すると共に、管理区域外に持ち出すことが可能な個人データを業務上必要最小限の範囲に限定します。
     • ③個人データを管理区域外に持ち出す場合の取扱いについては、「情報セキュリティ管理規程」を準用します。
  7. 技術的安全管理措置
     いちごグループ各社において個人データを情報システム内において管理する場合、取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階におけるアクセス制御及び不正アクセス等の防止に関しては、別に定める「情報セキュリティ管理規程」及び「情報システム基本規程」により整備します。
  8. 個人情報の秘密保持に関する従事者の責務
     いちごグループ各社において個人情報の取得・収集、利用及び第三者への提供または委託処理等に従事する者は、法令・規則等、各社の取締役会が定めた規程もしくは指示した事項及び個人情報統括管理責任者が指示した事項に従い、個人情報の秘密の保持に十分な注意を払いつつその業務を行うものとします。
  9. 個人情報の委託処理に関する措置
     いちごグループ各社が、情報処理を委託する等のため個人情報の取扱いを外部に委託する場合においては、十分な個人情報の保護水準を提供する者を選定し、上記委託を行うに先立ち、委託契約等において、いちごグループ各社の監督・監査・報告徴収に関する権限、個人情報統括管理責任者の指示の遵守、個人情報に関する秘密の保持、再提供の禁止及び事故時の責任分担等を定め、委託先における個人情報の安全管理措置を担保するものとします。いちごグループ各社は、当該委託契約の有効期間中、定期的または随時に、当該委託契約等に定める安全管理措置の遵守状況について必要かつ適切な確認を行い、安全管理措置の見直しを行います。当該契約書等の書面または電磁的記録は、個人情報の保有期間にわたり保存するものとします。